Поддержка ERP системы в актуальном состоянии – основной способ минимизации риска сбоев. В этой статье вы узнаете, как поддерживать ERP в актуальном состоянии и как свести к минимуму риски проблем в программах ЕРП. Также вы узнаете, как поддерживать актуальной не только программу, но и данные.
Как поддерживать ERP систему в актуальном состоянии
Чтобы ERP система была эффективной для вашего бизнеса, она должна корректно работать. Для этого необходимо поддерживать ERP систему в актуальном состоянии. Чтобы поддерживать ERP-систему в актуальном состоянии, необходимо регулярно проводить следующие работы:
- Обновление и актуализация системы
- Мониторинг актуального состояния
- Резервное копирование
Эти действия позволяют поддерживать систему в рабочем состоянии и снижают риски сбоев. А если сбой произойдет, то всё это существенно упрощает его устранение. Рассмотрим каждый этап поддержки ERP отдельно.
Обновление и актуализация системы
Плановая актуализация системы – фундамент для эффективной работы. Необходимо взять за правило, обновлять программу ЕРП при выходе свежих обновлений от разработчика. Такие обновления необходимы сразу по ряду причин:
- Повышение стабильности
- Добавление нового функционала
- Устранение ошибок
- Повышение безопасности
Не каждое обновление решает сразу все 4 пункта, но даже одного из них достаточно, чтобы актуализировать программу. Например, свежее обновление может включать обновленный вариант кода, который делает систему более стабильной или устраняет старые ошибки.
Актуализация системы – несложный процесс, если вы выбрали правильную программу. В современных решениях, как ЦЕХ=УСПЕХ, для обновления не требуется специальных знаний или сложных действий.
В некоторых решениях доступны автоматические обновления. Такие автоматические обновления программы дают еще одно преимущество – вы всегда пользуетесь только самой свежей версией. То есть у вас всегда самая стабильная и самая актуальная версия, при этом от вас не требуется дополнительных действий, все происходит автоматически.
Совет: при обновлении обязательно делайте резервное копирование. Даже при обновлении на самую стабильную последнюю версию есть шанс, что обновление пройдет неудачно. Наличие резервной копии спасет вас от потери данных.
Мониторинг актуального состояния
Поддержка ERP системы в актуальном состоянии невозможна без постоянного мониторинга. Существует сразу несколько способов, как мониторить:
- Актуальное состояние – некоторые ERP-системы имеют встроенные инструменты для мониторинга актуального состояния, но также можно использовать сторонние инструменты для проактивного мониторинга. Например, вы можете отслеживать работоспособность системы, чтобы выявить, что какой-то модуль не работает.
- Анализ логов – если ваша ERP система ведет логи, то есть записи об ошибках или других событиях, то регулярно изучайте эту информацию. Даже если внешне система работает корректно, в логах вы можете выявить аномалию и принять решение об обновлении или устранении проблемы другим способом.
- Нагрузка – данный способ актуален для больших систем, чаще всего, которые работают на выделенном сервере. Оценка нагрузки на сервер позволяет выявить проблемы, например, если сервер регулярно достигает пиковых возможностей, то это может быть сигналом для обновления инфраструктуры.
Мониторинг актуального состояния можно частично автоматизировать. Это в особенности актуально для серверных решений, когда один скрипт может отслеживать корректность выполнения программ.
Для простых решений не требуется настраивать целую систему аналитики. Достаточно обучить сотрудников, как система должна работать и что делать, если возникла ошибка. Человек, столкнувшийся с проблемой или некорректной работой одного из модулей, может также инициировать проверку.
Резервное копирование
Золотое правило работы с данными – вся важная информация должна иметь резервную копию. Современные ERP системы делают бекап самостоятельно, но вам нужно убедиться, что он сохраняется в действительно безопасном и надежном месте.
Резервное копирование особенно нужно при обновлении ERP системы. Программа ЕРП может обновиться не до конца или вы можете столкнуться с другой проблемой в процессе, именно в таких ситуациях вас выручит бэкап.
Совет: убедитесь, что резервные копии хранятся в надежном месте. Помимо этого убедитесь, что процесс восстановления работает. Для этого вы можете иногда проводить тестовые восстановления данных. Это позволит выявить проблемы с резервной копией. Например, что в процессе тестового восстановления вы можете обнаружить, что в бэкап попадает не вся информация или что формат резервной копии отличается от нужного для вас.
Не стоит хранить резервные копии на том же носителе, что и сама ERP система. Идеальным решением является облако – данные в облачном хранилище заведомо расположены в другом месте, нежели основная часть информации. При возникновении проблем с программой, например, если у вас не работает ERP, вы можете быстро восстановить работоспособность из облака. Разумеется, если у вас облачная ERP, то бэкап должен храниться в другом месте.
Как минимизировать риски сбоев
Ситуация, когда не работает ERP, критична для любого бизнеса – в системе содержится информация, необходимая для работы. А недоступность ERP в течении любого времени также ставит под угрозу актуальность данных. Чтобы свести на нет риски сбоев, необходимо придерживаться простых правил:
- ERP-система должна быть всегда обновленной
- Система должна быть защищена
- Персонал должен быть обучен
- Изменения в коде должны быть только от разработчика
Первый пункт мы подробно разобрали – актуальная версия является залогом стабильной работы. Рассмотрим три других ключевых пункта, как избежать проблем в ERP.
Безопасность
Первое правило безопасности – следите за своевременным обновлением системы. Устаревшая версия программы может быть менее безопасной.
Также контролируйте доступ к ERP. В некоторых системах доступно разграничение уровней доступа – кто именно может вносить изменения, какие данные видны и т.д. Разграничивайте доступ согласно необходимым для работы функциям, а также уровнем доверия к сотруднику и его навыков работы с ЕРП программой. Например, не стоит давать полный доступ для стажера.
Некоторые ERP-системы поддерживают шифрование на уровне базы данных или другие инструменты, повышающие безопасность. Обязательно используйте доступные возможности – это повышает безопасность и снижает риски сбоев.
Персонал
Умение использовать ERP со стороны персонала – это также снижает риски сбоев и ошибок. Поэтому проводите обучение сотрудников, чтобы минимизировать ошибки в ERP.
Помимо прямого обучения, как использовать программу ЕРП, ведите документацию по ERP-системе. В документации сотрудник сможет найти ответ на свой вопрос и изначально сделать правильно, что минимизирует риски возникновения проблем. Документация также разгружает менеджера – вместо вопросов руководителю, персонал будет самостоятельно находить правильные решения.
Изменения
Все изменения в код ЕРП программы должны вноситься только разработчиком продукта. Любые изменения извне всегда снижают стабильность системы и повышают риски проблем. Даже если в моменте все работает корректно, то при ближайшем централизованном обновлении могут возникнуть ошибки.
Если вам не хватает функционала, то в модульных ERP вы можете расширить его дополнительным модулем. Если модуля нет – то помимо смены системы вы можете запросить разработчика доработать продукт или предоставить требования для доработки со стороны ваших разработчиков.
Актуальность данных в ERP системе
В погоне за самой свежей и функциональной версией ERP, важно не забывать об актуальности данных.
Даже самая совершенная ЕРП-система не принесет пользы бизнесу, если данные в базе устарели или неточные. Поэтому поддерживайте данные в актуальном состоянии. Для этого достаточно придерживаться простых правил:
- Определите, какая информация заносится в систему
- Назначьте ответственных за заполнение и обновление информации
- Подготовьте инструкцию по работе с данными
- Контролируйте актуальность данных
Чтобы ERP-система была актуальной, важно чтобы у каждого модуля был ответственный или несколько отственсвтенных, если модуль большой. Благодаря распределению ответственности вы обеспечите регулярное заполнение информации, а также поддержание данных ERP в актуальном состоянии.
Совет: некоторые ERP-системы поддерживают импорт данных. Чтобы не вносить информацию вручную, используйте встроенные функции по импорту информации из Экселя или других источников. Импорт существенно оптимизирует работу с информацией, что также помогает поддерживать базу данных в актуальном состоянии.
Важность поддержки ERP в актуальном состоянии
ERP-система – это инструмент для бизнеса, от которого зависит эффективность бизнес-процессов. Только ERP в актуальном состоянии обеспечивает стабильную работу, поэтому ваша первоочередная задача – поддержка ERP системы.
При обновлении ERP-системы вы получаете доступ ко всем функциям, а также повышаете стабильность программы. Современные решения легко поддерживать – основную работу делают разработчики, авторы программы, от вас требуется только своевременное обновление.
Например, в ERP-системе ЦЕХ=УСПЕХ от вас не требуется сложных действий для поддержания ERP в актуальном рабочем состоянии. А если в момент установки, обновления или эксплуатации вы столкнетесь с проблемой, например, что ERP не работает, то служба поддержки ЦЕХ=УСПЕХ поможет с решением в короткий срок.