Внедрение ERP системы – трудоемкий процесс, ошибка в котором может привести к печальным последствиям для бизнеса. На этой странице вы найдете основные ошибки при внедрении ERP системы на любом предприятии, а также поймете, как их можно избежать.
Типичные ошибки ERP при внедрении и установке
Ошибки ERP можно допустить на любом этапе – от подготовки и выбора, до внедрения, установки и последующего использования системы. Но именно ошибки на этапе внедрения ERP-системы чаще всего доставляют больше всего проблем, так как могут повлиять на эффективность всей работы.
1. Целеполагание
Неправильные цели или их отсутствие – одна из самых частых ошибок при внедрении ERP системы. И если отсутствие целей встречается редко, к ERP-системе предприниматели обычно подходят осознанно, но неправильные цели – это встречается часто.
Некоторые собственники бизнеса ожидают повышения продаж или снижения издержек, внедрив ERP-систему. Подобное иногда предлагают и в рекламе некоторых систем, но на практике ERP – это инструмент для управления ресурсами, который можно использовать для повышения продаж, но сам по себе он не даст подобного результата.
Второе заблуждение, что автоматизация процессов повысит прибыль компании. Но как и первое, так и второе – это ошибка. Автоматизация может привести к улучшениям, но она является лишь одним из инструментов для достижения, а не “волшебной палочкой”.
Ошибка с целеполаганием может привести к потере времени, когда компания идет не туда, что в конечном итоге приведет к потере денег.
2. Оценка времени
Неверная оценка времени – ещё одна распространенная ошибка. Сюда относятся разные ошибки с оценкой:
- Сколько требуется на внедрение;
- Сколько требуется на получение результатов.
Неверный расчет времени приводит не только к задержке с внедрением, но и к срывам сроков по остальным задачам. Например, 30 часов в месяц, заложенные руководителем в план сотрудника, превратившиеся в 50 часов на практике, означают, что сотрудник уделил на 20 часов меньше другим задачам.
3. Оценка бюджета
Стоимость ERP-программы – это самая очевидная графа расходов, которую можно точно спрогнозировать. Но помимо этого у бизнеса могут быть другие прямые и косвенные расходы. И часто бизнес ошибается с их оценкой, поэтому важно планировать вместе со специалистом и оставлять запас.
Самые частые причины превышения бюджета:
- Рост проекта;
- Ошибка с оценкой времени;
- Недостаточно квалификации;
- Проблемы с данными;
- Привлечение дополнительных специалистов;
- Неучтенные заранее расходы на сторонние решения.
Неверная оценка бюджета приводит не только к финансовым тратам, но и к принятию неверных решений.
4. Масштабируемость
Ошибка с возможностью масштабировать систему не столь очевидна, как предыдущие три, но от этого не менее распространена.
Часто компании занимаются автоматизацией “здесь и сейчас”, не учитывая рост в будущем. Это чревато последствиями уже через 2-3 года, когда актуального решения перестанет хватать.
Ошибка актуальна не только для компаний, которые ежегодно растут Х2 и больше, но для любого развивающегося бизнеса.
5. Техническое задание
Чтобы внедрить ERP-систему, почти всегда требуется техническое задание. Его отсутствие – большая ошибка, которая может стоить вашему бизнесу не только денег, но и потерянного времени.
Слишком подробное техническое задание, которое не может претерпевать изменений в процессе – это тоже ошибка. Даже с большим опытом невозможно предусмотреть всего. Поэтому изначально полноценное ТЗ от А до Я, может привести в итоге к худшему результату.
6. Выбор решения
Ошибка с целями может привести к ошибке с решением, когда изначально выбран не тот продукт. Но с выбором связана и более коварная проблема – выбран тот продукт, но не те модули.
Например, для большинства компаний требуется учёт финансов, однако это не значит, что он нужен для вас. Даже если софт продается “пакетом”, то есть вы не переплачиваете, но включение в работы не нужного для вашей задачи модуля, потратит драгоценное время.
7. Понимание смысла ERP-системы
Если собственник понимает смысл внедрения, это не означает, что его также осознает руководство или причастные сотрудники.
Ошибка с пониманием не всегда связана с тем, что сотрудники не видят смысла в изменениях. Непонимание может быть и в обратную сторону, когда руководство или сотрудники возлагают на систему слишком большие надежды, которые никогда не сбудутся в силу ограничений ERP.
8. Привлечение ERP-консультантов
Привлечение специалистов, кто поможет вашему бизнесу внедрить систему – это не ошибка, но ошибкой будет возложить на них всю ответственность.
Консультанты сделают процесс проще и эффективней, но без вовлечения руководства и причастных сотрудников, высокого результата только силами консультантов добиться не получится.
Как избежать ошибок при внедрении ERP системы
Используйте следующие советы, чтобы предотвратить ошибки или снизить их влияние на ваш бизнес.
1. Грамотное построение целей
Корректный подход к целям, которых удастся добиться, строится на возможностях ERP-систем. Пример таких целей:
- Повышение мотивации сотрудников;
- Контроль загрузки производства;
- Контроль оплат;
- И другое.
Достижение этих целей может в конечном итоге привести к росту прибыли компании и другим результатам, но этого получится добавиться только совокупностью действий, а не установкой ERP.
Подобные цели можно декомпозировать на мелкие задачи, с каждой из которых поможет ERP-система. Например:
- Учёт произведенных товаров;
- Учёт складских запасов;
- Учёт времени, затраченного конкретным сотрудником;
Грамотное целеполагание строится не только на возможностях ERP-систем, но и на количественных показателях. То есть у грамотно сформулированной цели должно быть числовое выражение, например:
- Уменьшить брак на 10%
- Повысить среднюю продолжительность работы сотрудника в компании на 15%
Числовое выражение помогает не только чётко сформулировать цель, но и оценить эффективность ее достижения. В конечном итоге такой подход позволяет грамотно ставить цели, выбирать инструменты для их достижения и контролировать весь процесс от А до Я.
2. Планирование времени и бюджета с запасом
В общий бюджет необходимо заложить не только стоимость ERP-решения, но и всё, что связано с процессом перехода:
- Стоимость времени сотрудников, участвующих в интеграции;
- Стоимость дополнительных инструментов (замена CRM и т.п.);
- Стоимость привлечения ERP-консультантов (в случае необходимости;
- И некоторые другие расходы.
Но даже в лучшем плане внедрения ERP могут быть ошибки, избежать которых на со 100% гарантией на практике невозможно. Зато можно минимизировать ущерб от них, заложив запас на данную задачу.
Каждый час сотрудника ценен, как и каждый дополнительный рубль. Но на практике лучше потратить в итоге меньше, переключив сотрудника на рутинные задачи или высвободив финансы, чем экстренно искать решение для ошибки с бюджетом или временем.
3. Учёт будущего роста компании
На базе долгосрочного плана можно оценить несколько сценариев развития компании. И на этой основе предположить, что именно потребуется заложить в ERP систему сегодня для будущих нужд. Например:
- Дополнительные модули;
- Наличие функций, как экспорт в формате для определенного софта;
- И т.д.
Это позволит изначально выбрать решение, которое будет расти вместе с вашим бизнесом. А также позволит снизить риск, что в будущем потребуется мигрировать с одного продукта на другой.
4. Гибкий подход с учетом потребностей бизнеса
Наличие технического задания – базовое требование. Если ни вы, ни ваша команда не можете составить комплексное ТЗ, то можно привлечь ERP-консультанта прямо на этом этапе. При этом с полноценным ТЗ важно сохранить гибкость в работе.
Например, если изначально планировалось наладить бизнес-процессы одним образом, но при работе выявили сложности с этим решением – важно суметь от него отказаться. ТЗ не должно “диктовать” решение для всей работы, на каждом этапе должен быть шанс внести коррективы и реализовать иначе. Для этого может потребоваться делегировать достаточно полномочий людям, занимающимся внедрением ERP-системы.
При установке ERP важно учитывать потребности бизнеса. Например, отказаться от работы с модулем, который есть в выбранной программе, но не требуется для ваших задач. Это сэкономит время и при этом вы ничего не потеряете, ведь данные не требуются для достижения ваших целей.
5. Контроль всех процессов внедрения ERP
Отдать задачу ERP-консультантам и вернуться за результатов через полгода – ошибка, которая решается контролем процессов на всех этапах и вовлечением в работу.
Быть в процессе важно не только собственнику, важно подключать к процессу руководителей подразделений и ответственных лиц. Так в в процессе настройки получится максимально учесть все особенности вашего бизнеса и выработать наиболее эффективные решения. При этом важно, чтобы каждый из участвующих в процессе понимал смысл и ценность внедрения ERP.
План внедрения ERP, чтобы избежать ошибок
ERP-консультанты помогут избежать ошибок ERP, а благодаря следующему плану вы сможете ещё больше снизить шанс возникновения проблем:
- Проработать цели и декомпозировать их на задачи, в решении которых поможет ERP-система.
- Сформировать требования для ERP с учетом будущего роста бизнеса.
- Подобрать оптимальное решение согласно вашим требованиям, например, ЦЕХ=УСПЕХ.
- Проработать техническое задание с учетом возможных изменений в процессе.
- Сформировать реалистичный план по времени и выделить достаточный бюджет.
- Донести до руководителей и причастных сотрудников смысл и ценность предстоящей работы.
- Приступить ко внедрению ERP системы.
- Контролировать выполнение плана внедрения ERP, при необходимости внося изменения в изначальный план.
ERP установка – это не просто покупка программы, это целый комплекс работ. Не стоит недооценивать ни требуемое время, ни бюджет. Но всё это окупится сторицей, если вы не допустите ошибок при внедрении.
Внедрение ERP системы для бизнеса требует слаженной работы всей команды, а также понимания руководства, к чему предстоит идти. Такой подход, совместно с контролем всех процессов и полной вовлеченности руководителя, позволит избежать большинства ошибок при внедрении системы ERP.