Чтобы превратить работу всех подразделений в единый механизм, настроить ERP недостаточно – систему необходимо ещё и обслуживать. На этой странице вы узнаете всё об обслуживании ERP систем, что позволит вам вывести эффективность бизнеса на новый уровень.
Зачем обслуживать ERP-систему
Обслуживание ERP системы позволяет повысить эффективность бизнеса. Например, регулярное обслуживание позволяет решить сразу несколько задач:
- Поддержание системы в актуальном состоянии
- Адаптация под новые требования
- Минимизация риска сбоев
- Повышение безопасности сохранности данных
Как правило, одного внедрения недостаточно даже в том случае, если вы не планируете видоизменять систему. Ваш бизнес в любом случае развивается, как и сама система, поэтому для соответствия актуальным задачам и для минимизации рисков требуется регулярное обслуживание.
Без обслуживания вы можете столкнуться с ошибкой ERP или невозможностью решить определенную задачу бизнеса. Например, вам может не хватить определенных данных в системе для принятия управленческих решений.
В некоторых случаях обслуживание ERP не просто желательно, а обязательно. Например, в отраслях с действующими нормативами – обслуживание ERP позволит соответствовать всем актуальным нормативам при их изменении.
Что входит в обслуживание ERP
Поддержка и обслуживание ERP-системы позволяет получить максимум от данной системы. Что именно входит в обслуживание – зависит от ваших задач, но к базовым вещам относится:
- Мониторинг состояния;
- Обновление платформы (программы);
- Администрирование баз данных;
- Настройка и проверка резервных копий;
- Создание новых рабочих мест или добавление пользователей;
Расширение функционала системы ERP – добавление новых модулей или полноценная доработка, также является неотъемлемой частью работы с ERP-системами. Благодаря расширению функционала вы сможете на базе существующего ERP-решения получить максимально подходящий под ваши задачи продукт.
Например, в ERP-системе ЦЕХ=УСПЕХ доступны различные модули для производственных предприятий. Вы можете пользоваться всеми сразу или остановиться только на нужных для вашего бизнеса.
Различные платформы также предлагают разный набор услуг по обслуживанию клиентов. К базовым услугам относятся всесторонняя поддержка, которая также может различаться по направлению:
- Техническая;
- Консультационная;
- Методологическая.
Некоторые платформы предлагают даже больше, например, составляют ежеквартальный план развития информационной системы.
Как поддерживать ERP систему в актуальном состоянии
Главное правило: внедрение ERP системы – это первый глобальный шаг для работы с ERP, далее предстоит поддерживать систему. Это не стоит рассматривать как неприятную повинность, так как от актуальности качества системы зависит её эффективность для вашего бизнеса, а значит обслуживание – благо для любого предприятия.
Следующие действия позволяют поддерживать ERP систему в актуальном состоянии:
- Мониторинг состояния системы – чтобы у вас был шанс быстро устранить проблему, о ней важно быстро узнать. Для этого нужно постоянно отслеживать состояние, что желательно делать в автоматическом режиме.
- Создание резервных копий – вся ценность ERP кроется в информации, поэтому важно настроить безопасное и надежное хранение резервных копий.
- Обновление – создатели большинства платформ регулярно выпускают обновления. Некоторые обновления устраняют ошибки, другие добавляют новые функции. Но какое бы обновление ни вышло, оно обычно улучшает платформу, поэтому не стоит игнорировать ни одно обновление.
- Настройка ERP – добавление новых пользователей, управление доступом и другие настройки ERP позволяют сконфигурировать систему под нужды конкретного бизнеса.
- Расширение функционала – модульные системы можно расширять установкой дополнительных модулей, но в некоторых случаях может потребоваться более серьезная доработка. Расширение функционала позволит поддерживать ERP в состоянии, достаточном для решения задач вашего бизнеса.
Чтобы поддерживать ERP-систему в актуальном состоянии, важно распределить обязанности. Часть функций может на себя забрать служба поддержки платформы, но на стороне клиента также требуется обслуживание.
Например, если возникнет ошибка ERP, связанная с платформой – то решение может быть как на стороне поставщика продукта, так и на вашей стороне. Отсутствие ответственного за систему существенно усложнит решение, поэтому в компании, желательно, должен быть один или несколько специалистов, ответственных за поддержание ERP.
Почти все задачи можно делегировать не только на сотрудников внутри компании, но и на внешних специалистов. Это не только разгружает внутренний штат, но и позволяет быстро решать возникающие задачи. Однако и в случае с внешним исполнителем потребуется активное участие команды, например, для определения потребностей.
Как обслуживание ERP системы повышает эффективность бизнеса
Обслуживание ERP не только обеспечивает бесперебойную работу системы, но и делает ERP максимально эффективным для вашего бизнеса. Эффективность повышается благодаря ряду улучшений:
- Бесперебойная работа;
- Полное соответствие задачам бизнеса;
- Отсутствие простоя из-за технических ошибок;
- Надежное хранение всей информации.
Сбой в системе ERP крайне опасен для компаний любого размера, а потеря части данных может свести на нет всю эффективность от внедрения ERP-системы.
Например, потеря данных о выработке сотрудников или информации об оплатах может парализовать работу целого отдела. Восстановление из других источников, например, банковских выписок, займет много времени, а в некоторых случаях и вовсе невозможно. Поэтому резервная копия данных и качественное обслуживание ERP – залог эффективности предприятия.
От первичной настройки ERP зависит то, каким будет начало работы, но от последующего обслуживания ERP зависит эффективность бизнеса. Поэтому для избежания ошибок и эффективной работы важно организовать качественную поддержку и обслуживание ERP-системы.