Как внедрить ERP систему на предприятии

Правильное внедрение ERP на предприятии позволяет существенно ускорить первые результаты от ERP-системы в компании. На этой странице вы найдете пошаговое руководство по внедрению ERP в вашей организации, в котором расписаны все этапы внедрения и даны советы по максимально эффективной интеграции системы управления ресурсами.

Этапы внедрения ERP на предприятии

Хоть каждый бизнес имеет свои особенности, но базовый план внедрения схож для любой компании и включает в себя следующие этапы:

1. Подготовка
2. Выбор ERP-системы
3. Планирование внедрения
4. Интеграция ERP
5. Обучение персонала
6. Поддержка

В вашем плане могут быть дополнительные шаги, учитывающие особенности вашего бизнеса. Например, если ни одно из существующих решений на рынке не подходит под ваши задачи, в вашем плане может быть доработка решения под себя.

Рассмотрим далее подробней каждый этап из базового плана, чтобы у вас сложилась полная картина, как внедрить ERP систему на предприятии. Вы можете использовать следующую информацию в качестве готового пошагового плана или в качестве основы, чтобы доработать план для своих задач.

Подготовка

Сложно найти успешный пример внедрения ERP системы на предприятии, где был пропущен подготовительный этап. На этом этапе необходимо:

1. Определить цели и задачи – без понимания, что требуется достичь, все последующие шаги могут быть менее эффективными.
2. Анализ текущего состояния – это требуется как для мониторинга эффективности, чего удалось добиться, так и для понимания, что необходимо улучшить.
3. Формирование команды – ещё на начальном этапе необходимо назначить ответственных за внедрение. 

Подготовительный этап не должен занимать больше 1 месяца – за этот срок вы точно успеете проанализировать ситуацию в вашем бизнесе, сформулировать цели и сформировать команду. 

Выбор ERP-системы

После того, как вы поняли, какая ERP система вам требуется, можно приступать к следующему этапу – выбору ERP-системы. На этом этапе необходимо проделать следующие шаги:

1. Определите требования для ERP – какой функционал вам требуется и какие технические особенности необходимо учесть.
2. Спланируйте бюджет – учитывайте не только стоимость ERP-системы, но и сопутствующие расходы, чтобы заранее заложить достаточный бюджет.
3. Соберите 5-10 подходящих вариантов – чтобы выбрать лучшее, нужно сравнить разные варианты.
4. Выберите подходящий инструмент – благодаря тестовому периоду вы сможете оценить каждое решение на практике и выбрать лучшее для ваших задач.

ЦЕХ=УСПЕХ – ERP-система для производственных предприятий, предлагает бесплатный тестовый период и помощь с внедрением. Это позволяет оценить решение на практике, чтобы убедиться, что данный продукт действительно вам подходит.

Планирование внедрения

Перед тем, как приступить непосредственно ко внедрению, необходимо спланировать его течение. Для этого вам предстоит сделать следующие шаги:

1. Разработайте план – включите в него этапы внедрения, сроки, необходимые ресурсы и назначьте ответственных.
2. Согласуйте план – даже если вы руководитель или владелец компании, перед тем как приступать к реализации плана, обязательно согласуйте его с основными причастными лицами. Внести изменения в план на этом этапе намного проще, чем вносить изменения далее в процессе.
3. Проанализируйте риски – на этом этапе также стоит оценить возможные риски, чтобы с их учетом адаптировать план под реалии.

Планирование внедрения ERP-системы поможет вам избежать неприятных проблем в процессе. Например, когда на работу недостаточно ресурсов или в процессе выясняется, что вы не учли один из рисков.

Если у вас недостаточно опыта в интеграции систем управления ресурсами, то вам может быть сложно точно спланировать каждый этап. На этой стадии будет достаточно общего плана — что за чем следует, более детальный план вы можете составить в процессе или обратиться заранее к профессионалам за помощью. Например, в ЦЕХ=УСПЕХ вам доступна полная поддержка и помощь с внедрением.

Интеграция ERP

Имея на руках план внедрения ERP, вы можете приступать непосредственно к интеграции. В этот процесс входят базовые шаги:

1. Настройте ERP-систему – вы можете пригласить специалиста или сделать все самостоятельно. В результате ERP будет соответствовать вашим задачам.
2. Интегрируйте ERP со сторонними системами – этот шаг актуален только в тех ситуациях, когда вам требуется интеграция с другими решениями, например, CRM, HRM и другими системами.
3. Перенесите данные из старых решений – если ранее вы работали в Экселе или другом софте, то перенесите данные в новую систему.
4. Проведите тестирование – важный этап внедрения, который позволяет с самого начала выявить проблемы и устранить недочеты.

Интеграция или внедрение ERP-системы на предприятии – не менее ответственный этап, чем выбор решения. Даже лучший продукт можно настроить неправильно или не до конца, поэтому убедитесь, что на этапе интеграции вы не допустили ошибки. Поэтому нельзя пропускать этап тестирования, это позволяет выявить возможные проблемы и моментально их устранить.

Обучение персонала

Ни одна ERP-система не работает сама по себе, работу выполняет персонал. Поэтому не стоит пропускать этап с обучением. Его можно начинать параллельно с интеграцией, так как уже на этом моменте персонал может начать взаимодействовать с ERP-системой.

Обучать можно двумя способами:

• Проведение тренингов и мастер-классов – живые уроки или в записи, на которых разбираются основные моменты, как пользоваться вашей ERP-системой.
• Создание базы знаний – ведение документации, которая будет отражать персонально вашу ситуацию. Вы можете вести документацию в обычных документах или любом специализированном сервисе, главное чтобы внутри базы знаний были данные, как именно работать с вашей ERP-системой.

Обучение позволяет не только научить сотрудников, но и донести до них ценность, зачем им нужна ERP система. Понимание этого поможет вам повысить эффективность – сотрудники на местах будут понимать, что именно от них требуется.

Совет: обучение нужно не только сотрудникам, кто вносит данные, но и управляющим, а также собственнику. Для высшего руководства это позволяет лучше понимать возможности ERP, а соответственно лучше их использовать.

Поддержка

И последний этап внедрения ERP системы – поддержка и оптимизация. Это не заканчивающийся процесс, который длится весь срок, пока вы используете систему для управления ресурсами. Для эффективной работы требуется:

• Проводите постоянную актуализацию – вы должны поддерживать в актуальном состоянии как информацию внутри системы, так и сам продукт. Например, вы можете расширить функционал, добавив новый модуль или повысить скорость работу, обновив программу. Узнать о появлении обновления можно внутри программы или на официальном сайте. 
• Проводите анализ эффективности – без понимания, как именно ERP работает, вы не сможете раскрыть весь потенциал ERP-системы и не сможете в полной мере улучшить бизнес-процессы. Для анализа эффективности измеряйте показатели и проводите анализ данных.

Анализ эффективности – очень важный момент во внедрении ERP системы на предприятии. Пример позитивного результата от анализа – выявление неэффективных бизнес-процессов и их оптимизация.

Анализировать эффективность можно как во внутренних инструментах, некоторые ERP предлагают подобный функционал, так и по внешним показателям. Например, вы можете измерять эффективность по скорости достижения цели – если вы ставили цель уменьшить простой производства, то вы можете измерять по этому показателю, если по проценту брака – то следить за его динамикой и т.д.

Как внедрить ERP-систему

Чтобы успешно внедрить ERP-систему на предприятии, руководствуйтесь следующими советами:

• Оцените, что и зачем вам требуется. Без этого понимания будет невозможно подобрать подходящее решение.
• Проанализируйте различные варианты. Так вы поймете, что доступно на рынке ERP-систем и сможете сопоставить имеющиеся решения с вашей задачей.
• Спланируйте внедрение заранее. По возможности назначьте отственных за каждый этап и выделите достаточное количество ресурсов.
• Проводите интеграцию ERP-системы без перегрузки. Не стоит “ломать” старые устои за один день, если у вас уже есть рабочие решения. Постепенно внедряйте ERP в бизнес-процессы, вовлекая сотрудников и ответственных лиц.
• Контролируйте эффективность внедрения. Без анализа эффективности невозможно в полной мере оценить результаты от интеграции.

Точный срок введения системы управления ресурсами на предприятии зависит от особенностей вашего бизнеса – сектора, размера, бизнес-процессов и других факторов. Но с плановым подходом к интеграции этот срок будет точно меньше, чем при интеграции без четкого плана.

Выбор правильной ERP-системы существенно упрощает внедрение. Например, ЦЕХ=УСПЕХ не только имеет бесплатный тестовый период, но и предлагает помощь с внедрением ERP на предприятии. Благодаря этому вы сможете оценить ЦЕХ=УСПЕХ в действии и при этом существенно сократите требуемое время и ресурсы на внедрение.