Внедрение ЕРП в компании – трудоемкий процесс, который можно оптимизировать, если подготовиться заранее. На этой странице вы найдете пошаговую инструкцию по переходу на ERP. Инструкция актуальна как для перехода с SAP на ERP, так и для внедрения системы управления ресурсами с нуля.
Переход на ERP – пошаговая инструкция
Переход на ERP можно существенно оптимизировать, если заранее подготовиться ко внедрению системы управления ресурсами. Особенно это помогает в том случае, если вы переходите на ЕРП с других систем, как SAP, но подготовка ко внедрению ЕРП важна и в том случае, если вы ранее никогда не использовали никаких систем.
Базовые шаги, как подготовить бизнес к переходу на ERP, включают:
- Оценка готовности компании ко внедрению ERP
- Формирование проектной команды
- Финализация требований к системе
- Подготовка данных
- Анализ актуальных процессов
- Подготовка сотрудников
- Выбор подходящей ERP-системы
- Создание индивидуального плана внедрения
Все эти шаги – подготовка к последующему внедрению ERP-системы. После запуска ЕРП в эксплуатацию, вам предстоит продолжать обучать персонал, работать с данными и т.д., но на данном этапе в статье мы сфокусируемся именно на подготовке бизнеса к переходу на ERP.
Оценка готовности компании ко внедрению ERP
Самый первый шаг – это оценка готовности вашей компании ко внедрению ERP-системы. Сюда входят различные работы:
- Определение целей – без четкого понимания, зачем нужно внедрение системы управления ресурсами, невозможно добиться желаемого результата. Поэтому на начальном этапе необходимо определиться с целями.
- Аудит текущих бизнес-процессов – необходимо выявить слабые места, дублирование задач и прочие неэффективности.
- Оценка ресурсов – чтобы переход прошел успешно, у вас должно быть достаточно ресурсов. Это касается как персонала, так и других ресурсов, например, бюджета или времени.
Оценка готовности компании к переходу на ЕРП позволит выявить проблемные моменты и предпринять заранее некоторые действия по их разрешению.
Без оценки вы не сможете также эффективно выявить проблемы. Это не значит, что пропустив оценку вы сэкономите время. Это значит, что вы столкнетесь с теми же самыми проблемами в будущем, но будете уже совершенно без подготовки.
Формирование проектной команды
Внедрение ERP-системы – это не просто механическая работа по установке программы, это кропотливый труд целой команды. Поэтому необходимо сформировать проектную команду:
- Определите, кто именно требуется для реализации проекта – точный список сотрудников не обязателен, нужно понять, на какие роли в команде требуется персонал.
- Определите лидера проекта – это можете быть вы или менеджер, кто будет возглавлять процессы по переходу на ERP. Желательно, чтобы у исполнителя был опыт с системами управления ресурсами.
- Определите ответственных по каждому направлению – чаще всего при внедрении ERP назначают дополнительных ответственных по каждому модулю системы. Например, если в системе есть модули “Склад”, “Финансы” и “Персонал”, то назначают по каждому из них.
Если в вашей команде недостаточно экспертизы для корректной реализации задачи, то привлеките на этом этапе эксперта. Консультант поможет с любыми сложностями – от выбора подходящего решения до интеграции его в вашу компанию.
Некоторые ERP-системы предлагают консультации, поэтому пригласить консультанта можно и со стороны продукта. Например, в ЦЕХ=УСПЕХ – ERP-системе для производств, доступны консультации при внедрении продукта.
Финализация требований к системе
Уже на этом этапе у вас должно быть четкое понимание, какие задачи необходимо решить с помощью внедрения ERP-системы. Это понимание необходимо дополнить четкими требованиями к системе. Базовые моменты, которые необходимо определить:
- Какие функции нужны – что именно должна уметь ERP-система.
- Какой тип интеграции – требуется ли поддержка сторонних решений или нет.
- Формат доступа – облачная система, локальная или комбинированная.
Если у вас крупный бизнес и вы планируете внедрить продукт сразу во всех подразделениях вашей компании, то это также необходимо учесть. Не все продукты, подходящие для малого бизнеса, подходят для крупного и наоборот, хотя есть и исключения.
Подготовка данных
Успех внедрения ЕРП-системы во многом зависит от данных, так как всё строится именно на них. Поэтому вам необходимо заранее подготовить данные, чтобы не пришлось это экстренно делать в дальнейшем. Минимальная подготовка данных включает в себя:
- Очистка данных – удалите то, что не требуется переносить. Например, вы можете удалить информацию, которая утратила актуальность.
- Стандартизация – еще до миграции необходимо стандартизировать информацию. Например, вы можете привести в единый формат таблицы в вашем бизнесе.
- Резервное копирование – на случай, если переход с SAP на ERP или с других решений пойдет не по плану, вам пригодится бэкап данных. С помощью резервной копии вы сможете вернуть всё обратно и повторить миграцию.
Подготовка данных – не менее важный этап, чем любой другой, поэтому его ни в коем случае нельзя пропускать. Благодаря очистке данных вы можете существенно сократить свою работу, удалив всё, что не требуется.
Анализ актуальных процессов
На этапе оценки компании, насколько вы готовы ко внедрению системы управления ресурсами, вы уже анализировали актуальные процессы для общего понимания. Но требуется более детальная проработка бизнес-процессов, а именно:
- Задокументируйте актуальные процессы – напишите детально, как именно сейчас работает ваша компания. Не требуется описывать все мелочи, но крупные бизнес-процессы должны быть задокументированы.
- Устраните найденные неэффективности – не стоит переносить неправильные процессы в новую систему. Если на этапе анализа и документации вы выявили неэффективности, устраните их незамедлительно. Это позволит вам не только сэкономить время на миграции, но и повысить общую эффективность.
- Создайте план процессов в ERP – ещё до того, как вы внедрите новое решение, у вас должен быть план процессов. Опишите, как ваши бизнес-процессы будут реализованы в новой системе.
Анализ актуальных процессов иногда позволяет выявить новые потребности бизнеса и лучше понять, что именно требуется от ERP системы. Поэтому данный шаг – это не просто подготовка, но и способ, как на начальном этапе выбрать лучшее решение для ваших задач.
Подготовка сотрудников
Ни одна ERP-система не работает без сотрудников. Поэтому вам потребуется их заранее подготовить. Чуть ранее вы уже назначили ответственных за каждое направление, но помимо этих сотрудников, с ЕРП-системой будут взаимодействовать и другие. Поэтому вам предстоит следующая работа:
- Проинформируйте персонал о грядущих изменениях – важно не только донести новости, но и объяснить их суть и донести ценность этого решения.
- Проведите обучение для всех, кто будет взаимодействовать с ЕРП-системой – обучение можно начать еще до внедрения. Ваш персонал должен понимать, как пользоваться системами управления ресурсами в целом и уметь использовать выбранное вами решение.
Если при информировании персонала вы столкнетесь с сопротивлением или непониманием, то это нужно проработать уже на этом этапе. Нельзя оставлять недопонимание на будущее, это повлияет на общую эффективность.
Совет – некоторые сотрудники могут буквально “саботировать” новшества в компании, если не понимают их ценность. Поэтому проработайте вопрос ценности не только для компании, но и для каждого конкретного сотрудника.
Выбор подходящей ERP-системы
От выбора ERP-системы зависят итоговые результаты, поэтому в рамках подготовки нельзя пропускать этот шаг. Как и при выборе других решений, вам предстоит пройти весь путь:
- Соберите различные варианты, подходящие под ваши требования
- Оставьте 2-3 варианта, наиболее подходящие под ваши задачи
- Проведите тестирование
- Убедитесь в технической совместимости
Тестирование ERP-системы позволяет выявить, насколько выбранное вами решение действительно вам подходит. Техническая документация и рекламные обещания могут быть одним, а на практике продукт может оказаться иным. Поэтому тестирование – обязательный шаг в рамках подготовки к переходу на ERP.
ЦЕХ=УСПЕХ – ERP-система для производств, предоставляет всем новым клиентам бесплатный период для теста. В рамках бесплатного периода вы сможете проверить, как именно работает продукт и убедитесь, что он действительно подходит под ваши задачи.
Создание индивидуального плана внедрения
После выбора продукта, не спешите сразу его внедрять. Чтобы всё прошло хорошо, подготовьте план внедрения:
- Определите основные этапы – для этого разбейте все процессы на шаги, например, подготовка, тестирование, запуск первого модуля, повторное тестирование и т.д.
- Установите четкие сроки и контрольные маркеры – чтобы вы могли оценить, насколько эффективно идет внедрение ERP-системы, определите сроки и способы измерения результата. Например, определите, к какому дню должен быть запущен определенный модуль и что считать успешной интеграцией.
- Распределите задачи – ранее вы уже подготовили команду для внедрения, на этом этапе необходимо распределить на них задачи.
При создании индивидуального плана внедрения ERP-системы, очень важно учитывать имеющиеся у вас ресурсы. Это касается как перехода с SAP на ERP, так и перехода с любых других решений, включая CRM.
Индивидуальный план внедрения нужен не только при переходе с одного решения на другое, но и при внедрении ЕРП-системы с нуля в компании, где ранее не было никакой системы управления ресурсами.
Зачем готовить бизнес к переходу на ERP
Переход на ERP – непростая задача даже для специалистов, поэтому подготовка очень важна для любой компании. Благодаря этому вы получите целый ряд преимуществ:
- Повышение скорости перехода
- Избежание ошибок
- Ускорение получения первых результатов
- Экономия бюджета
Подготовительный этап позволит вам быстро пройти сам переход. Вы не только сэкономите время, но и деньги. Также это поможет сотрудникам быстрее перейти на новый формат работы, так как ваша команда заранее погрузится в особенности системы управления ресурсами.
Не стоит экономить время и силы на подготовку, это напрямую влияет на итоговый результат. Но и затягивать подготовительный этап нельзя, некоторые проблемы всегда возникают в процессе миграции на новое решение и их лучше решать в процессе, а не готовиться дольше необходимого.
В ERP-системе ЦЕХ=УСПЕХ вам доступен бесплатный тестовый период, в рамках которого вы лучше поймете, что именно предлагает ЦЕХ=УСПЕХ. Также вам доступна помощь с внедрением, что позволит нивелировать большинство рисков и сделает вашу миграцию на ЕРП намного проще.