Закупки — одна из самых ресурсозатратных функций на производстве. По данным TAdviser, компании тратят до 65% выручки на закупочные операции. При этом в большинстве малых и средних предприятий закупки всё ещё ведутся в Excel, по почте и в мессенджерах.
Результат? Потери во времени, деньгах и нервах:
- до 48 часов на один цикл закупки;
- до 11 часов на ручную сверку документов;
- до 40% ошибок в спецификациях;
- недели согласований вместо дней.
Каждая закупка становится игрой на выбывание: поставщик не ответил, КП не приложили, файл затерялся в почте, а нужный товар так и не пришёл вовремя. И всё это — с прямыми убытками: переплаты, простои, срыв сроков и испорченная репутация.
Но можно по-другому. В этой статье — реальный кейс компании NGCO, которая автоматизировала закупки с помощью SRM-системы и:
- сократила цикл закупки с месяца до 5–7 дней;
- уменьшила объём ручной работы на 60%;
- полностью устранила ошибки в документах.
Реальный кейс: как NGCO автоматизировала закупки за 3 месяца
Компания NGCO — производственное предприятие в промышленном секторе. До 2023 года все закупки велись вручную: заявки в Excel, переписка по почте и в мессенджерах, согласования на бумаге.
Что было до автоматизации
- Ручные заявки в Excel;
- Согласования по почте и мессенджерам;
- Ошибки в спецификациях и сроках;
- Недели согласований на одну закупку.
Что внедрили
- Comindware Управление закупками;
- Автоматизация 4 процессов;
- Команда — 8 человек, 3 месяца реализации.
Что получили
| Показатель | До | После | Изменение |
|---|---|---|---|
| Цикл подготовки документов | 5–7 дней | 2–3 дня | −40–60% |
| Ошибки в документах | еженедельно | не выявлены | −100% |
| Контроль процесса | ручной | автоматический | +100% прозрачности |
Как это работает: автоматизация закупки по шагам
- Формирование заявки: шаблоны и авто-заполнение, проверка полей.
- Согласование: маршруты, уведомления, сроки под контролем.
- Работа с поставщиками: единая база, история, автоматизация КП.
- Выбор победителя: сравнение по критериям, обоснование решения.
- Контроль исполнения: напоминания, аналитика, соблюдение сроков.
Что даёт бизнесу автоматизация закупок
- Экономия затрат: −5–15% на годовых закупках.
- Ускорение: −60–70% ручных операций, согласования в разы быстрее.
- Контроль и прозрачность: фиксация всех действий и решений.
- Устойчивость: процессы не зависят от отдельных сотрудников.
Как выбрать и внедрить SRM-систему
- Определите цели автоматизации.
- Составьте список требований (в помощь — шаблон ТЗ).
- Сравните решения: Norbit, Comindware, Naumen, 1С и др.
- Запустите пилот на одной категории закупок.
- Проводите поэтапное масштабирование и обучение.
Типовые ошибки:
- Автоматизация хаоса без подготовки;
- Выбор системы только по цене;
- Отсутствие вовлечения пользователей;
- Игнорирование этапа поддержки и аналитики.
Заключение: закупки — это зона роста
Автоматизация закупок — это инвестиция, которая возвращается уже в первый год. Она избавляет от хаоса, ошибок и потерь, и даёт бизнесу предсказуемость и контроль.
Проверьте себя — вам пора автоматизировать, если:
- Вы используете Excel и email;
- Нет аналитики по закупкам и истории поставщиков;
- Согласования длятся неделями;
- Ошибки и дубли в документах — норма.
Что можно сделать уже сейчас
- Скачать чек-лист и шаблон ТЗ;
- Оценить текущий процесс с помощью калькулятора ROI;
- Сравнить системы с помощью матрицы решений;
- Запросить демо и запустить пилот.
Бонус-материалы
- Кейс NGCO (PDF);
- Матрица SRM-систем 2024;
- Гайд «Как внедрить SRM за 90 дней»;
- Белая книга по закупочной автоматизации для МСБ.