Как автоматизировать закупки: реальный кейс автоматизации — Цех Успех

Мы на связи с 9:00 -20:00

/ / Как автоматизировать закупки: пример на реальном кейсе

Marina5658 / 16.06.2025 / Блог

Закупки — как одна из самых ресурсозатратных функций на производстве. По данным TAdviser, компании тратят до 65% выручки на закупочные операции. При этом в большинстве малых и средних предприятий закупки всё ещё ведутся в Excel, по почте и в мессенджерах.

Внедрение автоматизированных систем закупок в сфере закупочной деятельности позволяет оптимизировать множество рутинных операций, минимизировать ошибки и сосредоточиться на стратегических задачах,
а также получать самые выгодные предложения от поставщиков.

Проведение закупок в ручном режиме требует значительных затрат и сопровождается большим количеством ошибок. Автоматизация данного процесса позволит вывести работу предприятия на новый уровень, существенно повысить его конкурентоспособность и эффективность.

Автоматизация закупок — это переход от формата, когда сотрудники заводят каждую заявку на товары и услуги вручную, к единой цифровой системе закупок с едиными правилами. Все закупки оформляются по одной схеме, согласуются в определенном алгоритме и фиксируются в общей базе.

Хотите внедрить сдельную оплату труда на предприятии? Вам в помощь наш Телеграмм бот, который поможет скачать и настроить бесплатную версию ERP Цех Успех. Как внедрить сдельную оплату.

Результат? Потери как во времени, деньгах и нервах:

1. до 48 часов на один цикл закупки;
2. до 11 часов на ручную сверку документов;
3. до 40% ошибок в спецификациях;
4. недели согласований вместо дней.

Каждая закупка становится игрой на выбывание: поставщик не ответил, КП не приложили, файл затерялся в почте, а нужный товар так и не пришёл вовремя. И всё это — с прямыми убытками: переплаты, простои, срыв сроков и испорченная репутация.

Узнайте, как легко внедрить сдельную оплату в производство – ERP «ЦехУспех» и бонус внутри Telegram.

Но можно по-другому. В этой статье — реальный кейс компании NGCO, которая автоматизировала закупки с помощью SRM-системы и:

1. сократила цикл закупки с месяца до 5–7 дней;
2. уменьшила объём ручной работы на 60%;
3. полностью устранила ошибки в документах.

Содержание

Реальный кейс: как NGCO автоматизировала закупки за 3 месяца

Компания NGCO — производственное предприятие в промышленном секторе. До 2023 года все закупки велись вручную: заявки в Excel, переписка по почте и в мессенджерах, согласования на бумаге.

Что было до автоматизации

1. Ручные заявки в Excel;
2. Согласования по почте и мессенджерам;
3. Ошибки в спецификациях и сроках;
4. Недели согласований на одну закупку.

Что внедрили

1. Comindware Управление закупками;
2. Автоматизация 4 процессов;
3. Команда — 8 человек, 3 месяца реализации.

Что получили

Показатель До После Изменение
Цикл подготовки документов	5–7 дней	2–3 дня	−40–60%
Ошибки в документах	еженедельно	не выявлены	−100%
Контроль процесса	ручной	автоматический	+100% прозрачности

Как это работает: про автоматизацию закупок по шагам

1. Формирование заявки: шаблоны и авто-заполнение, проверка полей.
2. Согласование: маршруты, уведомления, сроки под контролем.
3. Работа с поставщиками: единая база, история, для автоматизация КП.
4. Выбор победителя: сравнение по критериям, обоснование решения.
5. Контроль исполнения: напоминания, аналитика, соблюдение сроков.

Что даёт бизнесу автоматизация

1. Экономия затрат: −5–15% на годовых закупках.
2. Ускорение: −60–70% ручных операций, согласования в разы быстрее.
3. Контроль и прозрачность: фиксация всех действий и решений.
4. Устойчивость: процессы не зависят от отдельных сотрудников.

Перед внедрением стоит протестировать систему закупок в деле — многие решения предлагают бесплатный доступ на ограниченное время или демоверсию. Это поможет оценить, насколько платформа автоматизации подходит под ваши задачи.

Как выбрать и внедрить SRM-систему

1. Определите цели автоматизации.
2. Составьте список требований (в помощь — шаблон ТЗ).
3. Сравните решения: Norbit, Comindware, Naumen, 1С и др.
4. Запустите пилот на одной категории закупок.
5. Проводите поэтапное масштабирование и обучение.

Типовые ошибки:

1. Автоматизация хаоса без подготовки;
2. Выбор системы только по цене;
3. Отсутствие вовлечения пользователей;
4. Игнорирование этапа поддержки и аналитики.

Заключение: закупки — это зона роста

Автоматизация закупок — это инвестиция, которая возвращается уже в первый год. Она избавляет от хаоса, ошибок и потерь, и даёт бизнесу предсказуемость и контроль.

Автоматизация заявок на закупку — это не просто перенос данных из таблиц и переписки. Это способ навести порядок, работать быстрее и качественнее .

Компании, которые выстраивают автоматизированную систему, лучше контролируют расходы, снижают издержки.

Автоматизация особенно важна, когда заявок становится много, а поставки влияют на выполнение ключевых задач. Вы сможете управлять процессом от заявки до отгрузки — быстро и без лишних действий.

Проверьте себя — вам пора автоматизировать, если:

1. Вы используете Excel и email;
2. Нет аналитики по автоматизации закупкам и истории поставщиков;
3. Согласования длятся неделями;
4. Ошибки и дубли в документах — норма.

Что можно сделать уже сейчас

1. Скачать чек-лист и шаблон ТЗ;
2. Оценить текущий процесс с помощью калькулятора ROI;
3. Сравнить системы с помощью матрицы решений;
4. Запросить демо для автоматизации закупок и запустить пилот.

Бонус-материалы

1. Кейс NGCO (PDF);
2. Матрица SRM-систем 2024;
3. Гайд «Как внедрить SRM за 90 дней»;
4. Белая книга по закупочной автоматизации для МСБ.

Блог

Цех Успех

Мы находимся по адресу: Россия, Самарская обл. г. Тольятти, ул. Революционная 72а, офис 109.

WhatsApp

Пишите на e-mail:

© 2025 — ЦехУспех

Заказать звонок

Нажимая на кнопку Заказать звонок вы даете своё согласие на обработку ваших персональных данных, согласно Федеральному закону РФ N152-ФЗ от 27.07.2006 и Закону РК № 94-V «О персональных данных и их защите».

Оставить заявку

Нажимая на кнопку Оставить заявку вы даете своё согласие на обработку ваших персональных данных, согласно Федеральному закону РФ N152-ФЗ от 27.07.2006 и Закону РК № 94-V «О персональных данных и их защите».

Скачать программу

Нажимая на кнопку Скачать программу вы даете своё согласие на обработку ваших персональных данных, согласно Федеральному закону РФ N152-ФЗ от 27.07.2006 и Закону РК № 94-V «О персональных данных и их защите».