Закупки — это кровь производства. Без нужных материалов в нужное время станки останавливаются, срываются сроки, растут убытки.
Cледить вручную за каждым болтом и рулоном — долго, неудобно и чревато ошибками. Хорошая новость: даже небольшое производство может автоматизировать закупки, не тратя миллионы.
Вот пошаговый план, как это сделать:
Соберите список всего, что вы закупаете
Первый шаг — навести порядок. Соберите в таблицу все материалы, сырьё и комплектующие, которые вы закупаете: названия, единицы измерения, поставщики, частота закупки, минимальные остатки на складе.
📌 Совет: можно использовать обычный Excel или Google Таблицы. Это бесплатно, и с этим легко работать.
Настройте систему сигналов о низких остатках
В той же таблице поставьте минимальные уровни остатков. Как только запасы опускаются ниже этого уровня — таблица может подсвечивать нужную строку или даже отправлять уведомление на почту (если использовать Google Таблицы + простой скрипт).
📌 Пример: осталось меньше 5 кг порошка для покраски — строка становится красной. Это сигнал: пора заказывать.
Создайте шаблон заявки поставщику
Автоматизация — это не только про программы, но и про повторяемость. Сделайте стандартную форму заявки. Она может автоматически заполняться из таблицы: нужный материал, количество, контакты поставщика.
📌 Инструмент: Google Таблицы + надстройка Autocrat (бесплатная). Она формирует PDF-заявки из таблицы по шаблону и даже может отправлять их на почту поставщику.
Подключите напоминания и отчёты
Чтобы не забывать, настройте автоматические напоминания: раз в неделю — проверить остатки, раз в месяц — свериться с планами производства. Можно использовать Google Календарь или простые Telegram-боты.
📌 Для IT-минималистов: попросите кого-то настроить простую автоматизацию в Telegram через бота @IFTTT.
Когда вырастете — переходите на ERP-систему
Когда масштабы станут больше — стоит задуматься о специализированных программах. Но до этого момента простой автоматизации через таблицы и скрипты достаточно, чтобы экономить время и снижать риски.
Выгоды для вас:
- Меньше авралов и срочных закупок
- Больше контроля и предсказуемости
- Быстрая реакция при дефиците
- Экономия времени менеджера по снабжению
Автоматизация закупок — это не сложно и не дорого. Главное — начать с простого, понятного и удобного. Даже табличка может стать вашей первой ERP-системой.